حل الاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية المتكامل
تعرف على أبرز خصائص سكربت إكس المتكاملة
الخطابات والمراسلات
إدارة وتسجيل لكافة الخطابات والمراسلات الصادرة والواردة، وتوفير آليات الأرشفة والحفظ والبحث والاستعراض، من أجل الحفظ الكامل لمعلومات الخطابات والمراسلات وتسهيل الوصول لأي خطاب مهما كان قديما، للحماية ضد مخاطر ضياع الأصول الورقية وتسهيل مشاركتها بين المستخدمين.
ترقيم آلي مرن
إنشاء أرقام مرجعية آلية لكل خطاب لتسهيل الرجوع إليه في أي لحظة، غير قابلة للتكرار أو التغيير، مع سهولة التحكم في شكل الترقيم وأقسامه.
توليد وطباعة باركود
توليد باركود للطباعة أو من خلال الإنشاء المباشر على المرفقات، يحوي الرقم المرجعي الخاص بالخطاب، لتسهيل الوصول عليه أو قراءته آليا.
نطاق معلومات واسع
تسجيل لنطاق معلومات واسع متعلق بالخطابات تتناول الموضوع والوصف والجهات المرسلة والمستقبلة وغير ذلك، وإمكان إنشاء حقول جديدة.
مسح وأرشفة الخطابات
أرشفة الخطابا إلكترونيا بالمسح الضوئي الذي يحوي محرر صور، أو رفع الملف مباشرة. ويمكن إضافة أي مرفقات أخرى متعلقة بالخطاب لاحقا.
الإحالات والاعتمادات وتدفق العمليات
إدارة الإحالات على الوثائق والمعاملات والخطابات بين الإدارات المختلفة وإدارة وتسجيل الإجراءات والاعتمادات المطلوبة، وإشعار المستخدمين المعنيين
إشعارات الإحالات والاستلامات
مع كل إحالة يتم إشعار المستخدم المحال إليه بوجود إحالة جديدة، ومع فتحها يقوم المستخدم بعمل استلام لها ويتم تسجيل الوقت، وإشعار المحيل.
المتابعون
يوفر النظام آلية لإضافة مستخدمين كمتابعين، بما يشابه خاصية CC في البريد الإلكتروني، والذين بدروهم يتلقون إشعارات بأي تحديث على المعاملة.
إدارة حالات المعاملة
حالات مختلفة للمعاملات لمتابعة المفتوح والمعلق والمغلق والمتأخر، مع تحديد تواريخ الاستحقاق وصلاحيات انتقال المعاملة بين الحالات المختلفة.
إدارة أنواع المعاملات
إنشاء أنواع مختلفة من المعاملات ووضع القواعد والقيم التلقائية لكل نوع، والإدارات والمستخدمين المسئولين عنها، وجهات الإحالة التلقائية لها.
المهام والإجراءات
يمكن نظام المهام من إنشاء وإدارة ومتابعة المهام اليومية المطلوبة من المستخدمين، سواء المتعلقة بالمعاملات والوثائق أو غيرها. كما يوفر آليات مختلفة للإشعار والمتابعة بشكل تفصيلي.
إدارة الحالات والتحديثات
إدارة حالات المهام من الفتح وحتى الإغلاق، وتسجيل التحديثات على المهام تلقائيا كتغير الحالة، وتمكين المستخدمين من تحديث حالة المهام يدويا.
تواريخ الاستحقاق والتذكيرات
يمكن تعيين تاريخ استحقاق للمهام بحيث يقوم النظام برصد المهام المتأخرة المفتوحة. يمكن أيضا للمستخدمين إنشاء تذكيرات لأنفسهم على المهام.
المرفقات
آلية لرفع أي عدد من المرفقات أو مسحها ضوئيا من المستخدمين المسئولين عن المهمة لفتحها أو تحميلها لاحقا، وحفظ تاريخ إضافتها وتعديلها.
المهام الفرعية
تحديد المهام الفرعية على المهمة وتمكين المستخدمين من تحديث حالتها بسهولة، لتيسي المتابعة الدقيقة لحالة المهام، وتحديث حالتها أولا بأول.
الوثائق والأرشفة الإلكترونية
نظام لإدارة عملية الأرشفة الالكترونية للوثائق ، بما يحافظ عليها من التلف والكوارث، ويسهل عملية الوصول للمعلومات داخل المؤسسة بشكل كبير، ويسمح بتوفير النفقات والوقت والجهد واستثمار المساحات المهدرة المستعملة لتخزين الوثائق الورقية.
الماسح الضوئي المتقدم
يمكن إضافة الوثائق بالرفع أو بالمسح الضوئي من النظام. مع الماسح محرر صور وخيارات متقدمة أخرى مثل دعم التعرف الآلي على الفواصل.
التصفح السريع
تصفح الملفات مباشرة من النظام دون الحاجة لتحميلها. الملفات المدعومة تشمل pdf وملفات مجموعة Office الأساسية والصور وملفات الوسائط.
الإصدارات
إدارة للإصدارات المختلفة من الوثيقة الواحدة، بحيث يمكن حفظ النسخ القديمة منها دون تكرار الملفات أو فقدانها، مع التحكم في الإصدار الرئيسي.
بطاقات المعلومات والفهرسة
آلية مرنة لتصميم بطاقات معلومات وحقول متنوعة لإضافتها على الوثائق، ومن ثم إدخال(فهرسة) المعلومات المرتبطة بها لتعزيز البحث لاحقا.
التعرف البصري على النصوص OCR
محرك OCR لمسح المرفقات واستخلاص النصوص من ملفات الصور باللغتين العربية والإنجليزية، لفهرستها واستعمالها في البحث لاحقا.
مثل نظام التشغيل
.إدارة الوثائق تشابه أنظمة التشغيل لتسهيل الاستعمال، مثل بناء شجرة مجلدات لكل خزانة، ودعم النسخ والنقل والحذف من خلال سلة المهملات،
سريع، سهل، ومرن
إطار عمل صمم للجميع، بمعايير الوب الحديثة
إشعارات وتنبيهات
يقوم سكربت إكس بإشعار وتنبيه المستخدمين على بالأحداث الهامة داخل النظام، أو تذكيرهم بتواريخ الاستحقاق على العناصر المختلفة كالمهام وغيرها من خلال قنوات مختلفة: البريد الإلكتروني، النظام، SMS.
بحث سريع وذكي و OCR
يستعمل النظام محرك بحث متطور يمكنه البحث باستعمال مرشحات كثيرة ومتنوعة، والدمج بينها، للوصول لأي عنصر بسهولة وسرعة. كما يوفر النظام خيار استعمال OCR للتعرف البصري على النصوص وتعزيز عملية البحث.
لوحة متابعة وتقارير
لكل مستخدم لوحة متابعة Dashboard بها إحصائيات ومعلومات، مع صندوق بريد داخلي. هذا مع قسم للتقارير المختلفة التي تعطي نظرة شاملة للنظام وأداء المستخدمين.
تكامل مع الفاكس الإلكتروني
تقوم إضافة الفاكس الإلكتروني بتوفير ربط مع أنظمة الفاكس الإلكتروني بحيث يمكن استقبال الفاكس مباشرة على النظام من أجل تحكم أكثر، وتسهيلا لمهام المستخدمين.
لغات وتقاويم متعددة
يدعم النظام العربية والإنجليزية، كما يدعم التقويمين: الميلادي أم القرى، بحيث يمكن للمستخدم تخصيص واجهته حسب احتياجه.
واجهة برمجية API
يتوفر بالنظام واجهة برمجية قياسية RESTful JSON API لكي تتمكن الأنظمة الأخرى مثل أنظمة ERP من التكامل مع النظام بسهولة.
تحكم
نظام صلاحيات مرن ذو مستويات وإدارة لمجموعات المستخدمين، ودعم للصلاحيات التلقائية بتعريف الهيكلة الوظيفة
راقب
مراقبة لكافة عناصر النظام وتسجيل لكافة الأنشطة والتعديلات التي تتم من المستخدمين على العناصر المختلفة